「規程」の話し

立て続けに複数のお客さまと話しをすることになった「規程」について紹介します。
※「規定」ではなく、「規程」です。

このお客さま方は会社等の代表者で、組織のルールについて話していたときに規程という言葉が出てきました。そして、この規程という言葉には、あまり馴染みがないようでした。

かく言う私も、規程という言葉には馴染みのないクチでした。私も行政書士を始める前は会社員でしたが、20年以上の現場の後に管理部門に異動して、やっと規程の存在を正しく認識した、というのが正直なところです。
新入社員のときに、会社からは「会社には規程というものがあって、申し出れば閲覧できる」と説明を受けたらしいのですが、そのような説明をその当時に正しく認識したかも不明ですし、そのような説明を聞いたことも憶えていません。

さて規程とは何かということですが、平たく言えば「業務運営のルールブック」のことです。

私は前出のお客さま方には、次のように話しました。
国家には国家運営のルールとして、憲法があり、その下に種々の法律があって、更にその下に各法律を実施するための命令や規則等がある。
民間の会社等でも同じく、業務運営のためのルールが必要で、法人設立の時に作成した定款が最上位のルールで、その下に種々のルールを作成し、更にその下に各ルールを実施するための細かいルールを作る。これらのルールを文書化したものを「規程」という。

会社等には、いろいろな人が集まります。いろいろな人がいるから、ルールブックを作り、みんに周知をして、社内を治めます。これが規程の効用です。

しかし、想像ですが、小さな会社等では規程はほとんど存在していないと思います。社長が「俺がルールブックだぁぁ!!」と言えば済む、といったところでしょうか。

規程には、もう一つの効用があります。業務の手順書あるいはチェックリストとしての効用です。

たとえば、今年の5月30日施行の「小規模事業者にも適用」になった改正個人情報保護法。ウェブページでよく見かける「プライバシーポリシー」「個人情報保護指針」などですが、そこには「個人情報の適正な取扱いを行います」の旨の記述があります。その具体的な「取扱い」方法を規程にしておいて、その規程に書いてある通りに実施するのです。

規程として文書化しておけば、取扱いの度にどのようにすればよいのか迷うことはありません。

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