NPO法人の事業報告等提出の話し

NPO法人においては、事業年度が終了したら3ヶ月以内に事業報告書等を所轄庁に提出することになっています。

そして、ほとんどのNPO法人では、事業報告等を提出していると思います。

ところで、事業報告等を作成・提出するプロセスは、どうなっていますか?

ただただ所轄庁に書類を出せばいいと思って、最終的な書類を表面的に作成して、そのまま提出していませんか?

このエントリーでは、事業報告等を作成・提出するためのプロセスをご紹介いたします。各法人によって事情が異なる場合があると思いますが、弊所でご案内するプロセスは、以下の通りです。

  1. 事業年度末を迎える
  2. 決算処理をする
  3. 事業報告書・決算(活動計算書・貸借対象表・財産目録(できれば注記表も))の案を作成する
  4. 監事が会計監査・業務執行監査を行う
  5. 総会で決議する議案書・総会資料を作成する(議案には、事業報告承認の件、会計報告(監査報告)承認の件を含めること)
  6. 総会を召集する
  7. 総会当日、議案書に従い決議を行い、議事録を作成する
  8. 所轄庁に事業報告書・活動計算書・貸借対象表・財産目録・その他名簿等の必要書類を提出する(存在していれば注記表も提出する)

ポイントとしては、所轄庁に提出する事業報告等は

  • 決算(会計)が、監事による監査を受けていること
  • 事業報告と決算(会計)が、総会で承認を受けていること

です。

定款には、次の2つ規定があると思います。

  • 監事が監査すること
  • 総会で「事業報告及び決算」を決議すること

したがって、前出プロセスの項3で「案」を作成して、監査と総会を経て「確定」させ、その後に確定した内容を所轄庁に提出するのです。

でも、ですね。。。実際には、監査と総会を経ない「未確定」な事業報告等を提出している場合があるようなのです。

所轄庁への事業報告等の提出は、事業年度末の3ヶ月後です。事業年度末を迎えて、税理士さんが決算と税務手続きをして、決算数値が1ヶ月半後にNPO法人に届くとして、まだ1ヶ月半が残っています。監査をして総会召集通知を郵送して、総会を開催しても十分に提出期限に間に合います。

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消防訓練の話し

今回は消防訓練と、その思い出について書いてみます。

飲食店などの開業に付随して、消防手続きに関わることがあります。

その飲食店が入居する建物が一定以上の規模である場合には、防火管理者を選任して、消防計画を作成します。
その消防計画に基づき、今回のテーマである「消防訓練」を行います。

さて、「消防訓練」と聞くと、思い出すことがあります。私が会社員時代の消防訓練のことです。

その当時は防火管理者という言葉も知らなかったのですが、会社には防火管理者がいたはずで、今思い返せば、そのような話しを聞いていたよう思います。

社員は「防火管理に係る消防計画」に従って通報・連絡・初期消火・避難誘導などの役割を割り当てられていました。
私は、初期消火の担当でした。
ビル全体の消防訓練の日、訓練会場に行くと、すでに延ばされたホースがあり、参加者が代わる代わるノズルを持ち、水圧の体験をしました。

と、まあ、これで消防訓練は終わりで、私は漠然と「あのホースはどこから来たのだろうか?」と思ったものです。

変なことを言っていると思われるかもしれませんが、私は初期消火の担当だったのに、ビルの中にある消火栓設備の扉を開けると、ホース、ノズル、バルブがあることを知らなかった訳です。

おそらく、防火管理者やビル管理者以外の一般の訓練参加者は、誰も屋内消火栓設備の扉の中を知らなかっただろうと思います。

平常時は、むやみに触ってはいけない消防設備なので、誰も中を見たことがないのも当然といえば当然です。

また、屋内消火栓には、ひとりでも操作可能な2号消火栓と、原則2人で操作しなければならない1号消火栓があるのですが、当然そんなことも教えられていません。

このような訓練の状況でしたので、火災が起きなくて本当に良かったと思います。

話しを今に戻して。

先日、弊事務所が入居しているビルで消防訓練がありました。訓練では消火器の使い方を実地に確認しました。
消防署員の方からは「消火器の設置場所を確認しておくように」とのアドバイスがありましたので、さっそく確認しておきました。

消防訓練に関しての話は以上です。

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自動車登録のOCR用紙の「ある変化」の話し

弊所では自動車登録業務の取り扱いは、ほとんどありません。取り扱い実績は、既存のお客さまからの依頼があった場合のみです。

さて、最近、久々に自動車登録を取り扱いました。今回のブログは、申請に使用するOCR用紙の「ある変化」の話しです。

その変化とは、2つです。

  • 自動車登録事務所でしか手に入れられなかったOCR用紙がインターネットに公開されていて、自分のプリンターで印刷したものが使用できること
  • 有料であったOCR用紙が無料になったこと

いつから変化したのかは、分かりません。少なくとも前回の時は、インターネットには公開されていなかったと思いますし、自動車登録事務所で有料で買いました。

弊所では普段は自動車登録の業務は取り扱っていないので、手元にOCR用紙を備蓄していません。
今までは自動車登録事務所に行って、その場でOCR用紙を買い、その場で立ったまま記入していました。そして、絶対に間違いがないように、立ったまま何度も何度も記入内容を確認していました。それゆえに自動車登録事務所での滞在時間も少々長めでした。

今回自動車登録業務を取り扱うにあたって、運輸局等のWebページを確認したところ、OCR用紙がPDFで公開されていました。印刷サイズや印刷位置が正確なら、自分のプリンターで印刷したものを使用できることになっています。

事務所で落ち着いてOCR用紙を記入できると思い、ありがたく印刷してみました。しかし、どうしても印刷位置が1ミリ程度ずれてしまいます。どうやら弊所のプリンターの給紙にほんの少しのズレがあるようです。

やむなく、いつも通りに自動車登録事務所でOCR用紙を買って、いつも通りに立って書こうと決めて、いざ自動車登録事務所に出向きました。窓口でOCR用紙を買おうとしたら、職員の方から「OCR用紙はラックにあります」と応答があり、無料であることを知りました。

以上2点、OCR用紙に関する変化をご紹介いたしました。

なお、弊所は積極的には自動車登録業務を取り扱っておりませんが、ご依頼があれば取り扱いいたします。また、車庫証明も同様の取り扱いです。

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内容証明郵便こぼれ話

弊事務所にお問合せいただく案件で比較的多いのが、内容証明郵便の作成代行についてです。内容証明郵便については、こぼれ話がいくつかありますので、ご紹介します。

もっとも多いパターンから始めます。
お客さま曰く、弁護士さんに比べ行政書士は料金が安いから。
もう何度も言われています。「どうぞご利用くださいませ」と思うのですが、話を一通り聴いてみると、お断りせざるを得ないことになります。つまり、最初から弁護士さんの案件である訳です。お客さまも自分の案件が「弁護士さん案件」であることに気付いているからこそ、弁護士さんと行政書士を比較したのだと思います。

次いで多いパターンです。
電話を受けて「事務所に行きますから書いてください」となった時、「では具体的な日時を決めましょう」と私が言うと、お客さま曰く、行けるかどうか分かりません。
本当に内容証明郵便を作成するか否か迷いがあるのだろうと思います。それでもお困りの状況は理解できているので、一応具体的な日時を約束するのですが、この発言をされた方は100%事務所に来たことがありません。いつの頃からか、100%の記録が途切れないことを楽しみにしているくらいです。

少数派ですが、以下のようなものもあります。
お客さま曰く、他人の名前を差出人として内容証明郵便を書いてほしい。
これは刑法159条(私文書偽造等)に抵触するおそれがありますので、優しくお断りしています。事情を聴いてみると、理解できなくはない事情がある訳ですが、それでもお断りしています。

もう一つ少数派ですが、内容証明なんて言ってないで110番通報しなさいというような切迫したものもありました。

以上が「こぼれ話」です。具体的な案件の内容を紹介する訳にはいかないので、面白みには欠けていたかもしれません。

弊事務所に内容証明郵便の作成代行に関するお問合せをいただく場合は、書きたいことの要旨が決まってからお電話ください。文章は当方で整序して作文しますので、お客さまは一字一句考える必要はありません。また、書きたいことに関して事実関係のわかる書類等(たとえば契約書)があれば提示をお願いします。

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「餅は餅屋。許認可申請は行政書士。」という話し

お正月で、おいしいお餅を食べました。昔からのお米屋さんが年末に配達してくれるお餅です。さすがに「餅は餅屋」という感じです。

「餅は餅屋」というと、思い出すことがあります。私が自分自身の商標登録を、自力で出願したときのことです。

商標登録の出願は、弁理士さんの業務です。しかし、自分のことは、自分でやろうと思いました。

その時の顛末を紹介します。ご想像の通り、苦労に陥った話しです。

まず、どんな商標が欲しいのか?、指定役務は?、分類の数は?と検討します。これは自分のことですから、自然に決まります。

申請書作成ですが、これも、それ相応のものができました。商標の出願は自分のための1回だけなので、電子申請の仕組みを導入することなく、紙の申請書です。

紙の申請書には、特許印紙なるものを貼ります。特許印紙を買いに郵便局に行ったのですが、簡単には手に入りません。近所の郵便局で取扱いが無いのです。取扱いのある郵便局に問い合わせても「必要な金種の在庫があるか分かりません」との回答です。そんなこんなで、特許印紙を入手して、申請書を特許庁に郵送します。後日、電子化手数料なるもの納めました。

さて、本当の苦労というかショックは、この後です。

数か月後、特許庁から郵便が届きます。そこには拒絶査定と書かれています。「えっ~。ダメなの?」とショックを受けます。楽しみにしていた登録商標が手に入らなくなったと思いました。

しかし、届いた書類を何度も読み返すうちに、補正できることに気付きます。慎重に「何がダメだ」と言われているのか検討して、補正を提出しました。ここで、また電子化手数料が発生です。

しばらく経った後、今度は登録査定の郵便を受取ります。しかし、すぐには喜べない、むしろ不安になる記述がありました。職権訂正という文言です。補正しても、まだ申請内容に不備があり、特許庁の方が職権で修正してくださったということを理解し、やっと静かに喜ぶことができました。

あとは、10年分の登録料を支払い、登録証を受取って終了です。

以上が顛末です。

後から知った話しですが、一般の方が自力で商標出願して拒絶査定を受取ってしまうと、そこで諦めてしまう方が多いそうです。私自身、諦めかけたので、実感として分かります。これは、たいへんな心労になります。

また、補正をした分だけ、時間とお金が余計にかかってしまいました。

さて、このエントリのタイトルに戻って、「餅は餅屋」「商標登録は弁理士さん」、そして「許認可申請は行政書士」と結んで終わりにします。


写真は自力で取得した登録商標社外総務部長の登録証です。

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