「株主総会」の話し

弊事務所のお客さまの中に株主総会を開催していない株式会社さんを見つけました。某許認可の手続きをするにあたって、株主総会を開催していれば存在するはずの文書が無かったのがキッカケです。

この株式会社さん曰く、
ウチみたいな「家族で株主・家族で経営」の会社でも株主総会が必要なの?

株式会社である以上、株主総会は必要です。

この会社さんには、よく説明をしておきましたので、株主総会を開催していただけるものと思います。

 

さて、そんなことがありましたので、株主総会について簡単に紹介しておこうと思います。

ここに書くことは、家族だけの株式会社や一人でやっている株式会社など、小規模な株式会社を想定しています。

株式会社の定款に「株主総会を招集する」旨の記述があると思います。定款は会社設立手続きに必要なものですが、「あればいい」というものではありません。定款はその会社の基本的なルールを定めた文書ですから、そこに書かれていることは実行するようにお願いいたします。

手順は、以下の通りです。

まず、事業年度が終了したら決算作業をして、「計算書類」と「事業報告」を作成します。併せて、株主総会で決議したいことを決めます。

次に、実際に株主総会を開催します。特に決議したいことがなくても、やらなければならないことがあります。前出の「事業報告」の内容を株主総会の場で報告し、同じく「計算書類」を株主総会に承認してもらうことです。

最後に、議事録を作成して、保管してください。これで終わりです。

 

家族だけで株主総会というと、何だか気恥ずかしい感じがするかもしれません。
「今年1年、こんな感じで活動したけど。。。」・・・(事業報告の内容の報告)
「決算もこれでいいよね???」
「うん、いいんじゃない。」・・・(計算書類の承認)
といった感じで10分で終わりで結構です。

あとは、議事録に「事業報告を議場に提出し、その内容を報告した」「計算書類を議場に提出し(中略)出席株主は満場異議なくこれを承認した」などと書いて、保存すればOKです。

※議事録に記載すべき項目は、法令等で決まっていますので、ご注意ください。

一人でやっている株式会社の場合は、ココロの中で株主総会を開催して、家族だけの株式会社と同じく議事録を書いて保存してください。

議事録についても、定款に「議事録を作成する」旨の記述があるのが一般的だと思います。定款に記載してあることは、しっかりと実行するようお願いいたします。

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「規程」の話し

立て続けに複数のお客さまと話しをすることになった「規程」について紹介します。
※「規定」ではなく、「規程」です。

このお客さま方は会社等の代表者で、組織のルールについて話していたときに規程という言葉が出てきました。そして、この規程という言葉には、あまり馴染みがないようでした。

かく言う私も、規程という言葉には馴染みのないクチでした。私も行政書士を始める前は会社員でしたが、20年以上の現場の後に管理部門に異動して、やっと規程の存在を正しく認識した、というのが正直なところです。
新入社員のときに、会社からは「会社には規程というものがあって、申し出れば閲覧できる」と説明を受けたらしいのですが、そのような説明をその当時に正しく認識したかも不明ですし、そのような説明を聞いたことも憶えていません。

さて規程とは何かということですが、平たく言えば「業務運営のルールブック」のことです。

私は前出のお客さま方には、次のように話しました。
国家には国家運営のルールとして、憲法があり、その下に種々の法律があって、更にその下に各法律を実施するための命令や規則等がある。
民間の会社等でも同じく、業務運営のためのルールが必要で、法人設立の時に作成した定款が最上位のルールで、その下に種々のルールを作成し、更にその下に各ルールを実施するための細かいルールを作る。これらのルールを文書化したものを「規程」という。

会社等には、いろいろな人が集まります。いろいろな人がいるから、ルールブックを作り、みんに周知をして、社内を治めます。これが規程の効用です。

しかし、想像ですが、小さな会社等では規程はほとんど存在していないと思います。社長が「俺がルールブックだぁぁ!!」と言えば済む、といったところでしょうか。

規程には、もう一つの効用があります。業務の手順書あるいはチェックリストとしての効用です。

たとえば、今年の5月30日施行の「小規模事業者にも適用」になった改正個人情報保護法。ウェブページでよく見かける「プライバシーポリシー」「個人情報保護指針」などですが、そこには「個人情報の適正な取扱いを行います」の旨の記述があります。その具体的な「取扱い」方法を規程にしておいて、その規程に書いてある通りに実施するのです。

規程として文書化しておけば、取扱いの度にどのようにすればよいのか迷うことはありません。

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