内容証明郵便の書面作成サービスをリニューアルしました

令和2年10月、弊所では内容証明郵便の書面作成サービスをリニューアルしました。ポイントは3つです。

  1. お客さまの書きたいことは、「紙の原稿」で受け入れる。
  2. 完成した内容証明郵便の書面は、コンビニのマルチコピー機で納品する。
  3. お支払いは後払いとする。

このサービスのリニューアルで、お客さまの利便性がより向上するのではないかと考えています。

詳しくは、弊所WEBページ内容証明郵便をご覧ください。

背景を説明いたします。

1.お客さまの書きたいことは、紙で受け入れる。

従来は、お客さまの書きたい内容は、電子メールで弊所にお伝えいただけるようご案内しておりました。誰もが電子メールを利用している、と考えていたからです。
また、お客さまが書きたい内容をまとめるにあたっても、IT機器を使用すれば、「書いては消して」を繰り返すことが容易で便利だろうと考えていました。

しかし、必ずしも、この考えは正しくないことが分かってきました。

まず、お客さまが日常的に利用しているIT機器は、その多くがスマホです。スマホでは短文を入力することはあっても、長めの文章を作成するには不向きです。

スマホがメインになったことによって、自宅にパソコンを持たない方が増えていると思います。パソコンのワープロソフトを使えば、語句の切り貼り、文の並び替え、「書いては消して」を繰り返す等、文章の作成には便利だと思うのですが、パソコンが自宅にないのでは、パソコンを利用するという選択肢はありません。

現実に、弊所のお客さまは、400字詰め原稿用紙かレポート用紙で、お客さまの手書き原稿を持ち込んでいらっしゃる方が多いです。そして、お客さまの要望は「書きたいことは全部書いたから、この内容で、内容証明郵便の形式に整えてほしい」ということです。

したがって、弊所の対応は、お客さまの内容証明郵便を差し出しするに至った怒り・恨み・辛みを聞いて差し上げて(聞くだけです。アドバイス等は何もしません。)、ご要望通りの内容証明郵便の形式に合った書面を作成し、お客さまにお持ち帰りいただきます。

これが実務ですから、今後は「紙による原稿」を前面に出すことにしました。「紙による原稿」は、事務所にご持参いただいても、郵便で送っていただいてもOKです。もちろんIT機器による原稿も従来通りOKです。

2.完成した内容証明郵便の書面は、コンビニのマルチプリンターで納品する。

内容証明郵便は、急ぐことも多いです。

従来は、内容証明郵便を送付するための宛名人・差出人を印刷した封筒付き(=納品物の1つとして)で、レターパックでお客さまのご自宅に納品していたのですが、到着まで数日が必要で、それでは「遅い」場合もあります。

納品物の書面は、ご希望によりPDFでお送りすることもあったのですが、自宅にプリンターが無い場合は印刷することができません。

そこで、今後はコンビニのマルチコピー機に、納品物を送ることにしました。お客さまは、最寄りのコンビニで納品物をお受取りください(印刷してください)。もちろん、PDF納品も従来通り承ります。

なお、内容証明郵便を送付するための宛名人・差出人を印刷した封筒は、お付けすることができなくなりましたことを付け加えておきます。

3.支払いは後払いとする。

前出項1で手書き原稿を郵便でお送りいただき、前出項2でコンビニ納品すると、「ご来所不要」が実現することになり、お支払いをお願いするタイミングがありません。

従いまして、内容証明郵便の書面作成業務については、納品後に、お客さまの住所に払込用紙を郵送いたしますので、郵便局からお支払いをお願いすることにしました。

最後に。

今回のサービスのリニューアルにより、お客さまの利便性が向上すると考えています。また、「ご来所不要」も実現します。是非、弊所の内容証明郵便の書面作成サービスをご利用ください。

詳しくは、弊所WEBページ内容証明郵便をご覧ください。

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